Für Mac OS X Server gibt es die verschiedensten Möglichkeiten, Mail-Services anzubieten. Dazu gehören Produkte wie der Kerio Mailserver und Zimbra, die dynamische Webinterfaces mit Drag&Drop-Unterstützung bieten, sowie das Java-basierte Collaba oder das leistungsstarke Communigate Pro.

Ich persönlich bin ein großer Freund davon, den Mac OS X Server-internen Mailserver zu verwenden und mit kostenlosen Open Source-Modulen zu erweitern, um gemeinsame Kalender, Adressen und Gruppen-Mail-Accounts anzubieten, aber egal für welche Lösung Sie sich entscheiden, eine Sache ist (Mac-)serverseitig nicht so einfach zu realisieren: Die Wiedervorlage von Nachrichten zu einem vorgegebenen Zeitpunkt.

Welche Funktion wir benötigen

Häufig nachgefragt ist nämlich folgende Funktion: Sie erhalten am Tag vielleicht einhundert E-Mails (zzgl. vielleicht 300 Spam-Nachrichten, die ein guter Spamfilter aber ohne Fehler in einen speziellen Spamfilter verschieben sollte).
Von diesen gewünschten einhundert Nachrichten sind vielleicht dreißig heute wichtig, der Rest kann an einem anderen Tag bearbeitet werden.
Belassen Sie die aktuell nicht zu bearbeitenden Nachrichten in Ihrer Eingangsbox, verlieren Sie schnell den Überblick, was Sie heute noch bearbeiten müssen, so dass wichtige Nachrichten vielleicht untergehen und zu spät beantwortet werden.

MailTags

Verwenden Sie nun das Programm MailTags 2.0 oder neuer, so können Sie nicht nur Wiedervorlagen in Apple Mail einrichten (also client-seitig), sondern auch nebenbei durch eigene Tags Mailkonversationen (Threads) miteinander verbinden, die auch von Warenwirtschaftssystemen oder beliebigen Suchsystemen genutzt werden können.

Deadline in MailTags angeben

Und so funktioniert das Ganze:
Sobald Sie MailTags installiert haben und Apple Mail neu starten, sehen Sie beim Öffnen einer Nachricht ein neues Feld vor sich:

Geben Sie unter “Deadline” das gewünschte Wiedervorlagedatum an, und schließen Sie die Nachricht. Soll die Wiedervorlage auch auf anderen Rechnern mit einer gemeinsam genutzten IMAP-Box funktionieren, öffnen Sie außerdem Mail->Preferences->MailTags, und aktivieren Sie die Punkte Options->Automatically include tags in outgoing messages, IMAP->Automatically save tags to IMAP server und IMAP->Automatically store tags as clear text header.
Sobald Sie das Datum angegeben haben, an dem Sie mit der Nachricht wieder arbeiten möchten, können Sie die Nachricht in den endgültigen Ablageordner verschieben.
Wenn Sie mögen, können Sie direkt aus MailTags heraus auch ein iCal-To Do mit einer Verknüpfung zu dieser Nachricht anlegen, was praktisch ist, wenn Sie Ihre Aufgaben lieber in iCal verwalten als in Apple Mail.

Anlegen intelligenter Postfächer in Apple Mail

Nun haben Sie Ihre Nachricht aus Ihrer Posteingangsbox verschoben und können sich wieder auf aktuelle Themen konzentrieren.
Aber wie stellen Sie sicher, dass die Nachricht zum gewünschten Zeitpunkt auch wieder auftaucht?
Am einfachsten ist es, ein intelligentes Postfach anzulegen.

Wählen Sie dazu Mailbox->New Smart Mailbox und geben Sie dort folgendes an:

Klicken Sie auf okay, und wählen Sie die neue Mailbox auf der linken Seite Ihres Mailprogramms an. Dort tauchen nun alle Nachrichten auf, die heute fällig sind.

Ebenso können Sie ein Postfach anlegen, dass alle Nachrichten anzeigt, die morgen fällig sind:

Haben Sie eine Nachricht bearbeitet, entfernen Sie das Fälligkeitsdatum, und die Mail bleibt am endgültigen Ablageort, taucht aber nicht mehr im Smart Folder auf.

Auf diese Weise können Sie also auf sehr einfache Weise Wiedervorlagen in Apple Mail verwirklichen.

Eigene Tags als Header einsetzen

Mit MailTags können Sie aber noch einen Schritt weitergehen: Beim Verfassen einer Nachricht können Sie eigene Schlüsselworte vergeben, die mit oben vorgenommenen Einstellungen auch in Antworten auf Ihre Nachrichten erhalten bleiben:

Darüber hinaus können Sie Ihre Nachrichten auch, wie Sie in der Abbildung sehen, frei definierbaren Projekten zuordnen. Auf diese Weise haben Sie zum einen bessere manuelle und automatische Suchmöglichkeiten in Apple Mail selbst, darüber hinaus sind all diese Daten aber auch in Spotlight auf Betriebssystemebene durchsuchbar, so dass Sie beliebige andere Programme anweisen können, Ihre E-Mails in einem Smart-Folder im Finder anzuzeigen, die zu einem bestimmten Projekt gehören, oder die mit einem bestimmten Schlüsselwort versehen sind.

Ein kleiner Schritt zum CRM- oder Projektmanagementsystem

So könnten Sie sowohl in Apple Mail als auch im Finder intelligente Ordner verwenden, die z.B. alle Mails (und andere Daten, wenn es im Finder geschieht) enthalten, die zum Projekt “Formula 1″ gehören. Ordnen Sie Ihren Adressbucheinträgen nun noch im Kommentarfeld Ihres Adressbuchs Projektnamen zu, und verwenden ein beliebiges Tagging-Programm für Tags auf Finder-Ebene (z.B. Punakea, DeskLamp, SpotMeta oder Meta), so haben Sie mit einfachen Mitteln ein vollständiges CRM und/oder Projektmanagementsystem aufgebaut.